LOT Reklamation und Claim-Formular richtig ausfüllen

Kurzantwort: Was gehört in eine starke LOT-Reklamation?

Eine gute LOT-Reklamation beantwortet fünf Fragen:

1. Welcher LOT-Flug oder welche LOT-Verbindung war betroffen?
2. Was ist passiert: Verspätung, Annullierung, verpasster Anschluss, Nichtbeförderung, Downgrade oder Zusatzkosten?
3. Wann sollten Sie am Endziel ankommen und wann kamen Sie tatsächlich an?
4. Welchen Betrag verlangen Sie: 250, 400 oder 600 Euro pro Passagier, Erstattung, Betreuungskosten oder eine Kombination?
5. Welche Belege hängen Sie an?

Gerade bei LOT über Warschau ist das Endziel entscheidend. Schreiben Sie nicht nur "Flug Frankfurt - Warschau verspätet", wenn dadurch der Weiterflug nach New York, Toronto, Seoul oder Tokio verloren ging. Beschreiben Sie die vollständige Buchung und die tatsächliche Ankunft am letzten Ziel.

Wann ist das LOT-Formular der richtige Weg?

LOT beschreibt das Formular nach der Reise als Weg für Fälle rund um Störungen von von LOT ausgeführten Flügen. Dazu zählen insbesondere Annullierungen, Verspätungen, verweigerte Beförderung und Downgrading. Außerdem nennt LOT unbefriedigende Zusatzleistungen sowie Flughafen- und Bord-Erfahrungen.

Nicht jede Anfrage gehört in dasselbe Formular. Wenn es um eine künftige Reise, eine Reservierungsänderung, Ticket-Erstattung ohne abgeschlossene Störung oder Voucher-Nutzung geht, verweist LOT auf andere Kategorien wie Booking oder Payments. Für EU-261-Fälle nach der Reise ist das Claim-Formular aber der naheliegende Startpunkt. Wenn Sie zuerst entscheiden müssen, ob Sie Geld zurück, einen Ersatzflug oder einen Gutschein wollen, hilft LOT Erstattung, Voucher und Umbuchung.

Vor dem Ausfüllen: Unterlagen sammeln

Öffnen Sie das Formular erst, wenn die wichtigsten Dokumente bereitliegen. Das spart Zeit und verhindert widersprüchliche Angaben.

LOT erlaubt im Formular Anhänge mit mehreren gängigen Dateiformaten und nennt eine Obergrenze von 20 Anhängen sowie 20 MB Gesamtgröße. Komprimieren Sie große Dateien, benennen Sie sie verständlich und laden Sie lieber wenige saubere Dokumente hoch als viele unklare Screenshots.

Passenger oder on behalf of passenger?

Das Formular fragt zuerst, ob Sie die Reklamation als Passagier einreichen oder im Namen eines Passagiers handeln. Für Einzelreisende ist die erste Option meist einfach. Bei Familien, Gruppen, Minderjährigen oder Fällen, die ClaimWinger oder eine andere Vertretung bearbeitet, ist die zweite Option wichtig.

Wenn mehrere Personen in derselben Buchung betroffen sind, nutzen Sie den Bereich für Travel companions. Schreiben Sie in der Nachricht trotzdem klar, für wie viele Passagiere Sie die Ausgleichszahlung verlangen. Beispiel: "The claim concerns four passengers on the same booking." Danach nennen Sie die Namen oder verweisen auf die beigefügten Ticketnummern.

Persönliche Daten und Kontaktangaben

Füllen Sie Name, Land, Stadt, Postleitzahl, Straße, Telefonnummer und E-Mail konsistent aus. Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, die Sie regelmäßig prüfen. LOT kann Rückfragen stellen oder eine Entscheidung per E-Mail senden.

Für deutsche, österreichische und Schweizer Passagiere ist wichtig: Schreiben Sie Umlaute und Sonderzeichen möglichst so, wie sie in der Buchung stehen. Wenn Ihr Name im Ticket ohne Umlaut erscheint, können Sie zusätzlich die Ticket-Schreibweise in der Nachricht erwähnen.

Reservation number und Ticket number

Die Reservierungsnummer ist die PNR, meist sechs Zeichen lang. Sie steht in der Buchungsbestätigung, in der LOT-App oder in der E-Mail des Reisebüros. Verwechseln Sie die PNR nicht mit einer internen Bestellnummer eines Online-Reisebüros.

Die Ticketnummer ist eine längere E-Ticket-Nummer. Bei mehreren Passagieren gibt es oft mehrere Ticketnummern. Wenn das Formular nur eine Nummer zulässt, nennen Sie die weiteren Nummern in der Nachricht oder laden Sie die Buchungsbestätigung als Anhang hoch.

LO-Flugnummer, Strecke und Reisedatum

Das Formular fragt nach der LO-Flugnummer, der Strecke und dem Reisedatum. Bei einer Verbindung über Warschau sollten Sie das kritische Segment in den Feldern eintragen und die vollständige Route in der Nachricht erklären.

Beispiel: Frankfurt - Warschau - Toronto. Der Zubringer Frankfurt - Warschau ist verspätet, dadurch wird der Anschluss nach Toronto verpasst. Im Feld Flight number geben Sie den betroffenen LO-Flug an. In der Nachricht schreiben Sie zusätzlich:

"The full itinerary was Frankfurt - Warsaw - Toronto on one booking. Because the first LOT segment arrived late in Warsaw, I missed the onward flight to Toronto and reached the final destination 19 hours later."

So versteht LOT, dass nicht nur eine kurze Verspätung nach Warschau geprüft werden soll.

Beschwerdegrund auswählen

Wählen Sie den Grund, der die rechtliche Störung am besten beschreibt. Wenn mehrere Dinge passiert sind, ordnen Sie sie in der Nachricht sauber.

Wenn Sie unsicher sind, beschreiben Sie den Sachverhalt chronologisch. LOT kann die Kategorie intern prüfen, aber die Fakten sollten vollständig sein.

Nachricht im LOT-Formular: Aufbau, der funktioniert

Das Nachrichtenfeld ist begrenzt. Schreiben Sie kurz, strukturiert und anspruchsbezogen. Eine gute Nachricht besteht aus vier Absätzen:

1. Route und Buchung: vollständige Strecke, PNR, Passagiere.
2. Störung: betroffener Flug, Datum, Ursache laut LOT, Umbuchung.
3. Endankunft: geplante und tatsächliche Ankunft am letzten Ziel.
4. Forderung: Betrag pro Passagier, Zusatzkosten, Bitte um konkrete Begründung bei Ablehnung.

Formulierungsbeispiel:

"I claim compensation under Regulation (EC) 261/2004 for the disrupted LOT journey under booking [PNR]. The itinerary was [full route] on one booking. Flight LO[number] on [date] was delayed/cancelled, which caused arrival at the final destination [destination] at [actual time] instead of [scheduled time]. The final arrival delay was [hours]. I request EUR [250/400/600] per passenger for [number] passengers, plus reimbursement of documented care expenses. If LOT relies on extraordinary circumstances, please provide the specific cause, timing, affected rotation and measures taken."

Passen Sie das Beispiel an Ihren Fall an. Verwenden Sie keine übertriebenen Formulierungen und keine widersprüchlichen Zeiten.

Belege richtig anhängen

Anhänge sollten die Geschichte des Falls beweisen. Gute Dateinamen helfen:

Wenn Sie nur Fotos haben, achten Sie auf Lesbarkeit. Unlesbare Belege führen zu Rückfragen oder schwächen den Fall. Wenn mehrere Passagiere betroffen sind, ordnen Sie Ticketnummern und Namen klar zu.

Bankdaten und Forderung nicht vergessen

Das Formular kann je nach Ablauf nicht alle Zahlungsinformationen direkt abfragen. Nennen Sie Ihre Forderung trotzdem klar in der Nachricht. Wenn Sie IBAN und Kontoinhaber sicher übermitteln können, geben Sie sie strukturiert an oder reichen sie nach Aufforderung ein. Vermeiden Sie Screenshots von Bank-Apps; Text ist sauberer und besser prüfbar.

Schreiben Sie den Betrag pro Person und den Gesamtbetrag. Beispiel: "EUR 600 per passenger, four passengers, total EUR 2,400." Bei Zusatzkosten trennen Sie die Beträge: "care expenses: EUR 186.40, receipts attached."

Was tun, wenn LOT nur pauschal antwortet?

Viele Ablehnungen sind kurz. Typische Begriffe sind "weather", "air traffic control", "operational reasons", "technical reasons" oder "late incoming aircraft". Akzeptieren Sie solche Begriffe nicht automatisch.

Bitten Sie um:

• konkrete Ursache;
• Zeitpunkt der Ursache;
• betroffenen Flugzeugumlauf;
• Zusammenhang mit genau Ihrem Flug;
• ergriffene Maßnahmen;
• Grund, warum keine frühere Ersatzbeförderung möglich war.

Wenn LOT technische oder operative Gründe nennt, ist der Anspruch oft weiter prüfungswürdig. Für die nächste Eskalation hilft der Ratgeber zu abgelehnten LOT-Ansprüchen; ergänzend ist der allgemeine Ratgeber zu abgelehnten Ansprüchen nützlich.

Besondere LOT-Fälle: Warschau, Codeshare und Gruppen

Bei LOT über Warschau sollten Sie immer die vollständige Route nennen. Bei Codeshare-Flügen schreiben Sie zusätzlich, wer den Flug tatsächlich ausgeführt hat. Bei Gruppen müssen Sie klar machen, ob die Reklamation alle Reisenden betrifft.

Mehr zu Beträgen finden Sie im LOT-Entschädigungsrechner. Für Anschlussfälle passt der Ratgeber zum LOT-Anschluss in Warschau. Wenn die Buchung LO-, LH-, OS- oder LX-Nummern mischt, prüfen Sie zusätzlich LOT Codeshare mit Lufthansa, Austrian, Swiss: wer haftet?. Wenn LOT Sie in eine niedrigere Kabinenklasse gesetzt hat, nutzen Sie zusätzlich LOT Downgrade: Business auf Economy, Erstattung nach EU 261. Wenn der Flug schon länger zurückliegt, ordnet LOT Frist und Verjährung: Deutschland, Polen und EU 261 die zeitkritischen Punkte ein.

Wenn es nicht um die Flugstörung, sondern um verlorenes, verspätetes oder beschädigtes Gepäck geht, nutzen Sie den eigenen Ratgeber LOT Gepäck verloren, verspätet oder beschädigt.

Checkliste vor dem Absenden

Prüfen Sie vor dem Absenden:

• PNR stimmt mit der Buchung überein;
• LO-Flugnummer und Reisedatum sind korrekt;
• Endziel ist in der Nachricht genannt;
• geplante und tatsächliche Ankunft stehen drin;
• Betrag pro Passagier und Gesamtbetrag sind klar;
• alle betroffenen Passagiere sind genannt;
• Belege sind lesbar und passend benannt;
• Zusatzkosten sind getrennt von der Pauschale aufgeführt;
• bei Vertretung ist eine Zustimmung oder Vollmacht vorhanden;
• Sie haben eine Kopie oder einen Screenshot der eingereichten Daten gespeichert.

Das letzte Element ist praktisch wichtig. Machen Sie vor dem Absenden einen Screenshot oder speichern Sie die endgültige Nachricht, damit Sie später genau wissen, was eingereicht wurde.

Schritt für Schritt: LOT-Formular ausfüllen

1. Öffnen Sie das LOT-Formular nach der Reise und wählen Sie, ob Sie als Passagier oder im Namen eines Passagiers handeln.
2. Füllen Sie persönliche Daten und Kontaktangaben konsistent zur Buchung aus.
3. Ergänzen Sie Travel companions, wenn die Reklamation weitere Passagiere derselben Buchung betrifft.
4. Tragen Sie PNR, Ticketnummer, LO-Flugnummer, Strecke, Reisedatum und Kabinenklasse ein.
5. Wählen Sie den passenden Beschwerdegrund.
6. Schreiben Sie die Nachricht mit Route, Störung, Endankunft, Forderung und Belegen.
7. Laden Sie Buchung, Bordkarten, LOT-Mitteilungen, Ankunftsnachweis und Kostenbelege hoch.
8. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben und speichern Sie eine Kopie der Einreichung.
9. Prüfen Sie die LOT-Antwort auf konkrete Gründe, Betrag, Zahlungsweg und fehlende Belege.

Quellen

Dieser Ratgeber stützt sich auf das LOT Formular nach der Reise, die LOT Fluggastrechte, die Your Europe Fluggastrechte und die Informationen des Europäischen Verbraucherzentrums Deutschland.